Metadatos editoriales: la guía que ninguna editorial quiere leer pero todas necesitan

Hablemos de metadatos y por qué son importantes

Si te mueves en el sector editorial, habrás oído hablar de los metadatos, y no, no hay que tenerles miedo. Aunque el nombre suene a novela de ciencia ficción donde los códigos acaban apoderándose del mundo, estamos en el mundo real: el sector editorial trabaja con ellos codo a codo, le guste o no.

Los metadatos editoriales son un conjunto de datos estructurados que describen un producto, en este caso, un libro. Para que un título sea admitido en plataformas digitales como DILVE —actualmente el repositorio de referencia en España, que gestiona y distribuye información a librerías, comerciales, bibliotecas y tiendas online— es necesario cubrir una serie de campos mínimos. Sin ellos, el libro simplemente no existe para el mercado digital.

Su función principal es facilitar el registro ordenado en bases de datos y catálogos. Pero son también, y sobre todo, una herramienta comercial: una catalogación bien hecha permite incrementar la visibilidad de una obra y llegar a públicos a los que de otra manera no llegarías.

Y si aún no te parece suficiente motivo, hay uno más: desde la entrada en vigor de la Ley 11/2023, los metadatos han dejado de ser un recurso técnico opcional para convertirse en una obligación legal. Ahora es obligatorio cumplimentar campos específicos para garantizar la accesibilidad de los contenidos digitales.

Así que sí: los metadatos no son solo líneas de código en un archivo ONIX —el estándar internacional en formato XML—; son una herramienta comercial imprescindible y, hoy más que nunca, un requisito legal para comercializar libros.

Los campos que no puedes permitirte ignorar

No todos los metadatos cumplen la misma función. Algunos son puramente administrativos e identifican el recurso; otros tienen un componente relacional o temático con la obra. Y aquí está la clave: la forma en que se etiqueta el contenido condiciona directamente cómo lo encuentra —o no lo encuentra— el usuario final.

Antes de entrar en materia, un apunte técnico: actualmente se trabaja con ONIX 3.1. Aunque a nivel nacional todavía hay entidades que operan con ONIX 2.1, lo ideal es que ya estés usando el estándar más reciente para una mayor optimización del contenido.

Dicho esto, ¿qué campos debes incluir sí o sí?

Metadatos identificativos: título, autor o autores, editor, ISBN y edición, entre otros. Recuerda que el ISBN cambia según el formato: el ejemplar en papel y el ebook necesitan códigos distintos.

Metadatos físicos: número de páginas, formato y otras características formales de la obra.

Metadatos administrativos: fecha y lugar de publicación, derechos de autor y precio. Aquí entra en juego la Ley 10/2007, que establece que el precio debe ser fijo o único.

Metadatos relacionales: si la obra forma parte de una serie o colección, hay que indicarlo.

Metadatos temáticos: y aquí llegamos a lo más importante. Los resúmenes, palabras clave, temática, área de contenido y público objetivo no son un trámite: son lo que determina si tu libro aparece o no en las búsquedas.

En este punto surge una pregunta habitual: ¿Thema o BISAC? La respuesta es Thema. Es el estándar a nivel nacional desde 2020 y su objetivo es mejorar la comercialización del contenido, aumentar las posibilidades de ser descubierto y facilitar el acceso a mercados internacionales. A diferencia de BISAC, Thema permite una clasificación precisa y detallada que puede interpretarse en cualquier idioma y cultura. Aunque plataformas como Amazon funcionen con BISAC, la recomendación es trabajar con Thema como base y adaptar cuando sea necesario.

Los errores más frecuentes y costosos

Seamos honestos: si publicas un libro es porque quieres que se venda. Y ahí es donde los metadatos pueden ser tu mejor aliado o tu peor enemigo. Algunos errores son visibles a simple vista —el nombre del autor mal escrito, por ejemplo—, pero la mayoría pasan desapercibidos mientras van erosionando tus ventas de forma silenciosa.

Para ilustrarlo, imagina dos editoriales publicando el mismo título, en papel y en ebook, al mismo tiempo. Sus decisiones con los metadatos marcan una diferencia abismal.

ISBN duplicado. Una editorial utiliza el mismo ISBN para el formato físico y el digital. La otra asigna códigos distintos a cada uno. El resultado: la primera rompe el seguimiento de ventas, genera problemas en la distribución y mezcla precios que no deberían compartir el mismo registro. Un error fácil de cometer y difícil de deshacer.

Descripción copiada del papel al ebook. Una editorial replica la contraportada física en la versión digital sin modificarla. La otra la reformula: la hace más sintética, incorpora palabras clave y la adapta al entorno de pantalla. La diferencia importa porque el comportamiento del lector es distinto: en físico, puede tomarse su tiempo; en digital, compite con diez títulos más sobre el mismo tema y tiene segundos para captar su atención —y la del algoritmo.

Categoría genérica. Una editorial clasifica la obra con una categoría amplia y poco específica. La otra se toma el tiempo de trabajar las subcategorías y añadir todas las etiquetas que representan fielmente el contenido. Cuanto más genérica es la categorización, menor es el alcance. Una subcategorización bien trabajada aumenta las posibilidades de aparecer en búsquedas específicas y de llegar a mercados distintos.

Metadatos abandonados tras la publicación. Una editorial da por cerrado el trabajo el día que el libro sale al mercado. La otra hace un seguimiento continuo, revisa los metadatos periódicamente y los adapta a los cambios del sector. Asumir que el trabajo termina con la publicación es uno de los errores más caros. El ecosistema editorial está en constante movimiento, y un libro con metadatos desactualizados es un libro que el mercado acaba olvidando.

Cómo debería funcionar un flujo de trabajo de metadatos

Si sigues pensando que los metadatos son un formulario que se rellena al final del proceso, este es el momento de cambiar de perspectiva.

Los metadatos no son un paso administrativo: son una herramienta que puede determinar el ciclo de vida de un libro. Por eso, lo recomendable es empezar a trabajar con ellos desde el momento en que un título entra en el plan editorial, no cuando el proceso ya está avanzado y la impresión está a días de producirse.

Un flujo correcto tiene cinco fases:

1. Adquisición: asignación del ISBN, categorías tentativas y ficha base.
2. Producción: descripción comercial, confirmación de autoría con ISNI, precio por territorio e imagen de cubierta en alta resolución.
3. Preventa: subida a DILVE con todos los campos completos, verificación en calidadmetadatos.es y activación como disponible en preventa.
4. Publicación: activar la disponibilidad, confirmar la aparición en plataformas y solicitar categorías adicionales en Amazon KDP si procede.
5. Mantenimiento continuo: actualización de precios, revisión periódica de disponibilidades y aprovechamiento de los informes anuales de calidad que envía DILVE.

Para gestionar todo esto, hay herramientas que no deberían faltar en ninguna editorial: un sistema PIM (Product Information Management) para gestionar el catálogo interno; DILVE como repositorio y distribuidor central para el mercado español; un agregador digital como Publidisa para la distribución a plataformas globales; y calidadmetadatos.es para auditorías periódicas.

Últimos apuntes

Los metadatos son tu herramienta más accesible para aumentar la visibilidad de un libro. No dependen del presupuesto de marketing asignado a la obra, sino de que alguien en el equipo editorial haya decidido que cuidarlos forma parte del trabajo. Eso es todo.

Ningún libro merece publicarse con metadatos incompletos o incorrectos. Este es el ecosistema editorial actual: uno donde los metadatos son un vehículo indispensable para que una obra llegue a quien debería leerla. Tratarlos como un trámite es, sencillamente, regalarle visibilidad a la competencia que sí los cuida.

La buena noticia es que el sector español tiene infraestructura de primer nivel para hacerlo bien. DILVE trabaja con ONIX 3.1, el estándar más avanzado a nivel internacional. La FGEE ofrece recursos en calidadmetadatos.es. Las herramientas existen. Solo hay que usarlas.

Y por si no lo sabías

En Alighieria también trabajamos con metadatos. Existe una herramienta al momento de crear el epub que permite trabajar con ellos. Algunos ejemplos de los campos que tenemos agregados son: subtítulo, ISBN, palabras clave, entre otros. Así que puedes ahorrarte estos procesos tan complejos, de una forma más sencilla, rápida y eficiente. Eso sí, ten preparado tus apuntes sobre lo que quieres añadir, para que no se te escape ningún dato.